英文メールどうやって書くの？【ビジネス用】

英語でメールすることは慣れていない人にとってはとても難しいことです。また、ビジネスメールは英語でも日本語でもビジネスコミュニケーションで最も一般的な形式であるため、正しく理解する必要があります。英文メールを正しく理解することによって、あなたとあなたの会社のいいイメージ作りにもつながります。

僕は15歳からオーストラリア留学を経験しており、現在は現地の大学でAIを学んでいます。
留学をするにあたって大切だったのが英語でのメールです。留学先の教師とはほとんどの場合メールでやり取りをするので、そこから正しい英語でのメールをするスキルがつきました。

今回はわかりやすく、５つのステップに分けて英語でのメールの仕方をお伝えできればと思います。

Table of contents

英語でのメールの仕方(５ステップ)
まとめ

英語でのメールの仕方(５ステップ)

1.挨拶から始める
2.送り先に感謝の言葉
3.メール目的を明確にする
4.メール終了前にもう一度感謝
5.メール終了の一言

この5つのステップになります。

英語でのメールに慣れていない人でもこの5つのステップを守れば誰でも正しい英文メールを書くことができます！

ステップ1. 挨拶から始める

まずメールを書くときには、 “Dear _______” から始まるのが基本です。

目上の人であれば “Dear Mr/Mrs ______” が適切です。

メールを書いている人が会社であれば、会社名を使い、誰に書いているのかがわからない場合は “To whome it may concern” や “Dear Sir/Madam” を使います。

ステップ2.送り先に感謝の言葉

クライアントの問い合わせなどに返信するとき、感謝の言葉を送る必要があります。
例えば誰かが自分や、自分の会社になんらかの質問をしたときに、”Thank you for contacting COMPANYNAME” などと感謝の言葉を言うこともできます。また、返信者の回答が早かった場合なども,
“Thank you for getting back to me”(返信ありがとう)、などと言うこともできます。

このステップによって受信者に礼儀正しい印象を与えることができます。

ステップ3.メール目的を明確にする

感謝の言葉を伝え終わったときにすることがこのメールの目的を明確にすることです。
多くの人はメールを素早く読みたいと思っているので、本文にいつまでたっても移動ぢないと受信者からはめんどくさいメールだとしか思われません。

なので目的を述べるには、”I am writing enquire about …” や “I am writing this email for ….” などのフレーズが使えます。

早い段階で目的を明確にし、本文に移ることによって自分自身がよりプロフェッショナルなイメージを提示できます。

ステップ4.メール終了前にもう一度感謝

メールの終了する前にもう一度感謝をし丁寧な形で終了できます。例えば、”Thank you for your patient and cooperation” （ご理解とご協力ありがとうございます）や、”If you have any questions to concern, please let us know” （わからないことがありましたらお話しください）などと言えます。

また”I’m looking forward to hearing from you” (返信待っています）などとも言えます。

このステップによってさらに礼儀正しい印象を与えます。